Gestire un portafoglio clienti: come uno studio di commercialisti usa Rexfin

Uno studio di commercialisti non ha una sola chiusura, un solo board pack, una sola scadenza fiscale. Ne ha venti, o duecento, tutte con tempistiche leggermente diverse, tutte riviste da un director o senior manager che sta cercando di ricordare il piano dei conti di quale cliente è cambiato l’ultimo trimestre e quale ha ancora una dichiarazione IVA in sospeso. Uno strumento pensato per un unico team finance non regge l’impatto con questa realtà. Uno strumento pensato per un portafoglio deve reggerlo.

Non tutti i partner dello studio possono dire sì

Prima di entrare nel workflow, vale la pena chiarire un aspetto che condiziona il modo stesso in cui uno studio può usare un prodotto come questo: conta molto quale partner fa la presentazione. Nella maggior parte degli studi, dai Big Four ai mid-tier, i partner di revisione in genere non possono proporre software client-facing ai propri clienti di audit, ed è una questione di indipendenza, non di preferenza. I partner che possono introdurre uno strumento di reporting e riconciliazione sono quelli dell’area fiscale e advisory, per i loro clienti non soggetti a revisione. Vale la pena verificare la policy di indipendenza del proprio studio prima di dare per scontato che un determinato cliente rientri nell’ambito, perché non è uniforme tra uno studio e l’altro.

Una volta chiarito questo punto, il rapporto quotidiano con uno strumento come Rexfin tende a essere gestito da director e senior manager più che dal partner. Un partner decide che lo studio sosterrà un prodotto; un director è colui che conduce il pilota, costruisce il caso interno e forma il personale, cliente per cliente.

Cosa deve davvero fare una vista di portafoglio

Gestire il lavoro clienti in Rexfin significa che il team dello studio ha un unico posto dove vedere a che punto è ciascun cliente: la cui chiusura è in linea, i cui numeri devono ancora essere riconciliati, la cui preparazione all’audit è in scadenza a breve. Invece di un director che tiene mentalmente traccia di venti fogli di calcolo e caselle di posta separate, ogni workspace cliente porta con sé le proprie cifre riconciliate e il proprio percorso documentale, e il team dello studio si muove tra i clienti senza dover ricostruire il contesto ogni volta.

Questo conta soprattutto nei due momenti in cui un portafoglio clienti viene davvero messo alla prova: la chiusura mensile, quando ogni cliente vuole attenzione negli stessi pochi giorni, e la chiusura di fine anno, quando il volume si moltiplica e la tolleranza per un numero sbagliato scende a zero. Un percorso guidato di chiusura mensile che funziona per un cliente deve funzionare davvero per tutti contemporaneamente, altrimenti non è un processo scalabile: è un trimestre fortunato.

La vera valuta è la fiducia, non il compenso di segnalazione

Quando un partner fiscale o advisory presenta un nuovo strumento a un cliente, non sta semplicemente consigliando un software. Sta garantendo per quello strumento davanti al proprietario o al managing director del cliente, e se il cliente è un’azienda familiare, quell’approvazione porta un peso che il partner non può facilmente ritirare. Ciò che protegge davvero quella reputazione è uno strumento i cui numeri reggono a un secondo sguardo, dove ogni cifra in un report è tracciabile fino a un documento sorgente, così che se il proprietario del cliente chiede “come facciamo a sapere che è corretto”, la risposta non sia “l’ha detto il partner”.

È il rischio specifico a cui questo canale è più esposto rispetto a una vendita diretta al CFO: i clienti di uno studio spesso guardano al partner che li ha introdotti come garante. Uno strumento che produce un numero sicuro di sé ma non tracciato, e che poi viene smascherato, non mette in imbarazzo solo il team finance del cliente: mette in imbarazzo il partner che l’ha portato. La logica “cita o rifiuta” di Rexfin, per cui una cifra che non può essere tracciata fino a un documento non viene presentata come un fatto, esiste esattamente per quel momento.

Un prezzo pensato per come lavorano davvero gli studi

Uno studio che serve molti clienti con un piccolo gruppo di persone non si adatta bene a un modello di prezzo per utente: penalizza esattamente il commercialista multi-cliente da cui uno studio dipende, addebitando per ogni utente nominato persone che toccano una dozzina di file clienti al giorno. Il modello di Rexfin è costruito attorno allo studio e al suo portafoglio clienti, non conteggiando gli accessi individuali, un aspetto che conta sempre di più quanto più cresce il portafoglio clienti.

A chi è rivolto

Questo è pensato per l’area fiscale e advisory di uno studio, non per l’area audit, e per i director e senior manager che sono quelli che effettivamente gestiscono gli incarichi clienti giorno per giorno. Se il vostro studio sta valutando se portare un cliente verso un processo strutturato di chiusura e reporting, il periodo di zakat e stagione fiscale e la corsa verso le richieste di lavoro sul campo di audit sono di solito i momenti che parlano da soli.

Per l’insieme più ampio dei modi in cui i team finance e i loro consulenti usano Rexfin ogni giorno, consultate l’hub dei casi d’uso per i team finance.