Ein Mandantenportfolio führen: Wie eine Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei Rexfin nutzt

Eine Kanzlei hat nicht einen Abschluss, ein Board-Paket, einen Steuertermin. Sie hat zwanzig oder zweihundert – alle auf leicht unterschiedlichen Uhren, alle geprüft von einem Direktor oder Senior Manager, der versucht sich zu merken, bei welchem Mandanten sich der Kontenplan im letzten Quartal geändert hat und wer noch eine Umsatzsteuermeldung schuldet. Ein Tool, das für ein einzelnes Finanzteam gebaut wurde, übersteht diese Realität nicht. Ein Tool für ein ganzes Portfolio muss das leisten.

Nicht jeder Partner in der Kanzlei kann Ja sagen

Bevor wir zum eigentlichen Workflow kommen, lohnt sich ein Punkt, der prägt, wie eine Kanzlei ein solches Produkt überhaupt einsetzen kann: Es ist entscheidend, welcher Partner es einführt. Prüfungspartner können bei den meisten Kanzleien, ob Big Four oder Mid-Tier, ihren eigenen Prüfungsmandanten in der Regel keine mandantenseitige Software vorsetzen – das ist eine Unabhängigkeitsfrage, keine Präferenz. Die Partner, die ein Reporting- und Abstimmungstool einbringen können, sind die Steuer- und Beratungspartner, für ihre nicht prüfungspflichtigen Mandanten. Es lohnt sich, die eigene Unabhängigkeitsrichtlinie der Kanzlei zu prüfen, bevor man annimmt, ein bestimmter Mandant komme infrage – das ist zwischen Kanzleien nicht einheitlich geregelt.

Ist das geklärt, liegt die tägliche Beziehung zu einem Tool wie Rexfin meist eher bei Direktoren und Senior Managern als beim Partner. Ein Partner entscheidet, dass die Kanzlei hinter einem Produkt steht; ein Direktor ist derjenige, der den Pilotbetrieb durchführt, den internen Business Case aufbaut und die Mitarbeitenden mandantenweise darin schult.

Was eine Portfolioansicht tatsächlich leisten muss

Mandantenarbeit in Rexfin zu betreiben bedeutet, dass das Team der Kanzlei einen einzigen Ort hat, um zu sehen, wo jeder Mandant steht: wessen Abschluss im Zeitplan liegt, wessen Zahlen noch abgestimmt werden müssen, wessen Prüfungsvorbereitung als Nächstes ansteht. Statt dass ein Direktor zwanzig separate Tabellen und Postfächer im Kopf jongliert, führt jeder Mandanten-Workspace seine eigenen abgestimmten Zahlen und seine eigene Dokumentenspur, und das Team der Kanzlei wechselt zwischen ihnen, ohne jedes Mal den Kontext neu aufzubauen.

Das zählt am meisten in den beiden Momenten, in denen ein Mandantenportfolio wirklich auf die Probe gestellt wird: am Monatsende, wenn jeder Mandant an denselben wenigen Tagen Aufmerksamkeit will, und beim Jahresabschluss, wenn sich das Volumen vervielfacht und die Toleranz für eine falsche Zahl auf null sinkt. Ein Leitfaden zum Monatsabschluss, der für einen Mandanten funktioniert, muss tatsächlich für alle gleichzeitig funktionieren – sonst ist es kein skalierbarer Prozess, sondern ein glückliches Quartal.

Die eigentliche Währung ist Vertrauen, nicht die Vermittlungsprovision

Wenn ein Steuer- oder Beratungspartner einem Mandanten ein neues Tool vorstellt, empfiehlt er nicht bloß eine Software. Er verbürgt sich dafür gegenüber dem Eigentümer oder Geschäftsführer dieses Mandanten – und ist der Mandant familiengeführt, hat diese Empfehlung ein Gewicht, das der Partner nicht einfach zurücknehmen kann. Was diesen Ruf tatsächlich schützt, ist ein Tool, dessen Zahlen einer zweiten Prüfung standhalten – bei dem jede Zahl in einem Bericht bis zu einem Quelldokument zurückverfolgt werden kann, sodass die Antwort auf die Frage des Mandanten-Eigentümers „woher wissen wir, dass das stimmt” nicht lautet: „weil der Partner es gesagt hat.”

Das ist genau das Risiko, dem dieser Kanal stärker ausgesetzt ist als ein direkter Verkauf an einen CFO: Die Mandanten einer Kanzlei sehen im vermittelnden Partner oft den Garanten. Ein Tool, das eine selbstbewusste, nicht belegte Zahl liefert und dann auffliegt, blamiert nicht nur das Finanzteam des Mandanten – es blamiert den Partner, der es eingebracht hat. Rexfins Haltung „zitieren oder verweigern”, bei der eine Zahl, die sich nicht bis zu einem Dokument zurückverfolgen lässt, nicht als Fakt präsentiert wird, existiert genau für diesen Moment.

Preisgestaltung, die zur tatsächlichen Arbeitsweise von Kanzleien passt

Eine Kanzlei, die viele Mandanten mit einer Handvoll Mitarbeitender betreut, passt schlecht zu einem Preismodell pro Sitzplatz – es bestraft genau den Multi-Mandanten-Buchhalter, auf den sich eine Kanzlei verlässt, indem es pro benanntem Nutzer abrechnet, obwohl diese Person täglich ein Dutzend Mandantenakten anfasst. Rexfins Modell orientiert sich an der Kanzlei und ihrem Mandantenportfolio statt einzelne Logins zu zählen – und das zählt umso mehr, je größer das Mandantenbuch wird.

Für wen das gedacht ist

Das ist für die Steuer- und Beratungsseite einer Kanzlei, nicht für die Prüfungsseite, und für Direktoren und Senior Manager, die die Mandantenbeziehungen im Tagesgeschäft tatsächlich führen. Erwägt Ihre Kanzlei, einen Mandanten in einen strukturierten Abschluss- und Reporting-Prozess zu bringen, sind die Zakat- und Steuersaison und die Vorbereitung auf Anfragen im Rahmen der Prüfungsfeldarbeit meist die Momente, die den Ausschlag geben.

Für die breitere Palette, wie Finanzteams und ihre Berater Rexfin im Alltag nutzen, siehe den Hub Anwendungsfälle für Finanzteams.